SME F&B — Giảm lãng phí nguyên liệu kho lạnh
Markus Lab · Cập nhật: 02/07/2026 15:52
Header
- Owner
- Anh Minh — Bếp trưởng
- SPS Coach
- Markus (external)
- Sponsor
- Chủ nhà hàng
- Start Date
- 01/04/2026
- Closing Date
- 30/06/2026
- Problem Type
- 🔴 Caused
- Team members
- Bếp phó HoaQuản lý nguyên liệu TrangKế toán Linh
Step 1 — Background / Rationale
Q2/2026 doanh thu nhà hàng giảm 8% so với Q1 dù lượng khách giữ nguyên. Khi kế toán bóc tách chi phí, phát hiện chi phí nguyên liệu nhảy từ 32% lên 38% doanh thu — chủ yếu do lãng phí (waste) trong kho lạnh.
Đo cụ thể trong 4 tuần: trung bình 18% nguyên liệu nhập về bị hư/quá date trước khi dùng. Quy ra tiền: ~30 triệu/tháng, đủ trả lương 1.5 nhân viên.
Vấn đề ảnh hưởng trực tiếp lợi nhuận. Nếu không xử lý trong Q2, có nguy cơ không đủ dòng tiền trả lương Tết.
Step 2 — Problem Statement (GAPS)
- KPI
- Tỷ lệ lãng phí nguyên liệu
- Unit
- %
- Direction
- lower
- Period
- week
Actual situation
Order nguyên liệu theo cảm tính của bếp trưởng dựa trên kinh nghiệm. Không track demand thực tế hằng ngày. Kho lạnh thường xuyên đầy 90% công suất nhưng sale thực tế biến động ±20% theo tuần (do thời tiết, cuối tuần, lễ).
Không có hệ thống ghi log món bán ra theo ngày. Khi vào tủ kiểm tra thường thấy rau lá héo, thịt sắp hết hạn → bỏ.
Standard / Goal
Waste mục tiêu < 8%/tuần (industry benchmark F&B Việt Nam theo Vietnam Restaurant Association 2025).
Order dựa trên 4-week rolling average + adjust theo thời tiết/event (lễ, World Cup, tiệc đoàn).
Có dashboard theo dõi waste theo nhóm nguyên liệu hằng tuần.
Step 3 — Analysis
Thực hiện Pareto trên 80 lần waste log của 4 tuần đầu: top 3 nhóm chiếm 70% tổng giá trị waste — rau lá tươi, thịt heo, hải sản.
Áp dụng 5-Whys cho 2 nhóm cao nhất, xuống tận root cause "thiếu hệ thống forecast theo data".
🔍 5-Whys
Cause A — Rau lá tươi hư
- Tại sao rau lá tươi (xà lách, rau thơm) hư nhiều? → Vì mua quá lượng so với consumption thực tế.
- Tại sao mua quá lượng? → Vì bếp trưởng order theo cảm tính 1 lần/tuần.
- Tại sao order theo cảm tính? → Vì không track demand từng món hằng ngày.
- Tại sao không track demand? → Vì không có hệ thống ghi log món ra hằng ngày.
Root cause: Thiếu hệ thống ghi log món bán ra theo ngày → không có data lịch sử để forecast demand.
Cause B — Thịt heo over-order
- Tại sao thịt heo over-order? → Vì bếp trưởng ước lượng demand sai vào tuần có lễ.
- Tại sao ước lượng sai? → Vì không phân biệt món bán lễ vs ngày thường.
- Tại sao không phân biệt? → Vì không có data lịch sử tiêu thụ theo loại ngày.
- Tại sao không có data lịch sử? → Vì lễ/event không tích hợp với forecast.
Root cause: Lễ/event calendar không tích hợp với hệ thống forecast → over-order vào tuần có lễ.
Cause C — FIFO không tuân thủ
- Tại sao có hàng hết hạn trong kho? → Vì FIFO (first-in-first-out) không tuân thủ.
- Tại sao không tuân thủ FIFO? → Vì không có nhãn ngày nhập rõ ràng.
- Tại sao không có nhãn? → Vì không có rule nhập kho phải dán nhãn.
Root cause: Không có rule nhập kho bắt buộc dán nhãn ngày nhập → bếp lấy hàng theo vị trí thuận tay, không theo FIFO.
Step 4 — Countermeasures
| # | Type | Description | Root cause | Impact | Effort | Owner | Due | Status |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | permanent | Triển khai Daily Sale Log (Google Sheets) — bếp phó nhập số món bán ra cuối ca. Forecast 4-week rolling average tự tính. | Cause A — Rau lá tươi hưThiếu hệ thống ghi log món bán ra theo ngày → không có data lịch sử để forecast demand. | 9 | 3 | Bếp phó Hoa | 15/04/2026 | 100% |
| 2 | permanent | Tích hợp lễ/event calendar (Tết, Giỗ tổ, lễ 30/4, 2/9) vào forecast — adjust ±20% demand cho tuần có lễ dựa trên data 2 năm trước. | Cause B — Thịt heo over-orderLễ/event calendar không tích hợp với hệ thống forecast → over-order vào tuần có lễ. | 7 | 5 | Bếp trưởng Minh | 30/04/2026 | 100% |
| 3 | permanent | Standardize FIFO label — mỗi lần nhập kho dán sticker ngày nhập. Bếp lấy theo ngày cũ nhất trước. QL kho check daily. | Cause C — FIFO không tuân thủKhông có rule nhập kho bắt buộc dán nhãn ngày nhập → bếp lấy hàng theo vị trí thuận tay, không theo FIFO. | 6 | 2 | QL kho Trang | 10/04/2026 | 100% |
| 4 | permanent | Recipe card chuẩn portion — định lượng từng món, gắn lên tường bếp. Giảm biến động portion size giữa ca. | — | 5 | 4 | Bếp trưởng Minh | 15/05/2026 | 75% |
| 5 | temporary | Daily waste log — bếp ghi nguyên liệu nào bỏ + lý do. Review weekly để identify pattern mới. | — | 4 | 2 | Bếp phó Hoa | 08/04/2026 | 100% |
Step 5 — Effectiveness Check
| KPI | Owner | Initial | Target | Checkpoints | ||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Tỷ lệ lãng phí nguyên liệu (%) | Bếp trưởng Minh | 18 | 8 | See full editor | ||
| Chi phí nguyên liệu (% doanh thu) | Kế toán Linh | 38 | 32 | See full editor | ||
Step 6 — Standardization
| Description | Owner | Due | Status | Locked-in |
|---|---|---|---|---|
| SOP Daily Sale Log + 4-week rolling forecast. Bếp phó nhập cuối ca, bếp trưởng review chủ nhật để order tuần sau. | Bếp trưởng Minh | 30/06/2026 | 100% | ✓ accept · ✓ doc · ✓ train · ✓ distrib |
| SOP FIFO labelling — mọi nguyên liệu nhập kho phải có sticker ngày. QL kho audit weekly. | QL kho Trang | 30/06/2026 | 100% | ✓ accept · ✓ doc · ✓ train · ✓ distrib |
| Recipe card portion standard — gắn tường bếp, training mọi nhân viên ca mới phải xem. | Bếp trưởng Minh | 15/07/2026 | 75% | ✓ accept · ✓ doc |
| Lễ/event calendar tích hợp forecast — sheet chung, update khi có sự kiện địa phương. | Bếp trưởng Minh | 30/06/2026 | 100% | ✓ accept · ✓ doc · ✓ train · ✓ distrib |